Муниципальный округ6.1.7. Специалист по делопроизводству в случае неправильно оформленной корреспонденции:
— приглашает исполнителя к себе по корреспонденции срочного характера для исправления недостатков;
— докладывает о выявленных недостатках заместителю руководителя Аппарата для принятия решения.
6.1.8. Корреспонденция отправляется внешним адресатам через журналы регистрации в течение дня.
Корреспонденция срочного характера, корреспонденция, по которой установлен срок исполнения от 1 до 5 дней, отправляется внешним адресатам по факсу, или исполнителем собственноручно, если поручения по исполнению (резолюции) корреспонденции требуют оперативного решения.
6.1.9. Допускается выдача корреспонденции на руки автору или адресату и производится специалистом по делопроизводству, под роспись получателя.
Выдача корреспонденции из архива производится специалистом по делопроизводству с разрешения Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности, под роспись в журнале.
6.2. Регистрация корреспонденции.
6.2.1. Регистрации подлежит вся корреспонденция, требующая учета и использования в справочных целях (как создаваемая в Аппарате, так и поступающая в Аппарат из других организаций и граждан).
Обязательной регистрации подлежит корреспонденция, требующая ответа (как входящая, так и исходящая).
Не подлежит регистрации следующая корреспонденция:
— статистические сведения;
— бухгалтерские документы;
— информационные материалы, присланные для сведения;
— периодические издания;
— поздравительные письма и телеграммы;
— учебные планы, программы;
— отчеты;
— рекламные проспекты, буклеты, брошюры.
6.2.2. Регистрация корреспонденции осуществляется в Аппарате в автоматизированном либо ручном режиме.
Моментом регистрации корреспонденции считается момент фиксации факта поступления корреспонденции путем проставления на корреспонденции регистрационного номера и занесения необходимых сведений о корреспонденции в автоматизированный банк регистрационных данных либо в журнал регистрации входящей корреспонденции.
6.2.3. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Руководителю Аппарата, производится специалистом по делопроизводству.
6.3. Муниципальные служащие, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения корреспонденции, несут ответственность за сохранность, как самой корреспонденции, так и информации о ней в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.
6.4. Порядок работы с корреспонденцией, поступающей и отправляемой посредством факсимильной связи.
6.4.1. Центральный факсимильный аппарат работает в автоматическом режиме круглосуточно.
6.4.2. Поступающая по факсу корреспонденция передается для регистрации специалисту по делопроизводству.
6.4.3. Корреспонденция, полученная в выходные и праздничные дни, передается специалисту по делопроизводству.
6.4.4. Передача корреспонденции по факсу производится муниципальными служащими с факсимильных аппаратов, установленных в их подразделениях.
6.4.5. Передача корреспонденции с центрального факса Аппарата производится специалистом по делопроизводству.
6.5. Рассмотрение корреспонденции.
6.5.1. Рассмотрение корреспонденции в Аппарате предполагает передачу корреспонденции Руководителю Аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, для принятия решения по ее исполнению, подписание резолюции.
6.5.2. Первичное рассмотрение корреспонденции производится в трехдневный срок с момента регистрации корреспонденции в Аппарате.
6.5.3. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюциях.
Корреспонденция может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, в них должен конкретизироваться порядок исполнения корреспонденции, срок ее исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель.
Допускается возможность повторного рассмотрения корреспонденции при изменении обстоятельств дела. В этом случае корреспонденция вновь представляется Руководителю Аппарата или лицу, исполняющему его обязанности, и которые вправе дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.
6.5.4. Корреспонденция направляется на исполнение в соответствии с резолюциями.
6.5.5. Специалист по делопроизводству обеспечивает соисполнителей поручений Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности, необходимым количеством копий.
6.6. Подготовка и оформление резолюций.
6.6.1. Резолюция оформляется на бланке установленного образца. Бланк резолюции скрепляется с корреспонденцией. Резолюция может быть оформлена и на самой корреспонденции.
6.6.2. В состав резолюции входят следующие элементы:
— исполнитель (фамилия и инициалы муниципального служащего (муниципальных служащих), которому дается поручение);
— содержание поручения (или нескольких поручений);
— срок исполнения поручения (в случае наличия нескольких поручений для каждого исполнителя свой).
Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы муниципальных служащих, которым данная корреспонденция направляется для информации или участия в решении вопроса (при необходимости).
Рядом с фамилией муниципального служащего, на которое возлагается контроль за ходом исполнения корреспонденции, делается пометка – «Контроль».
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель («отв.»), либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.
При наличии в резолюции нескольких ответственных исполнителей каждый из них докладывает о выполнении поручения Руководителю Аппарата самостоятельно.
Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение предусмотрено в течение 30 дней со дня регистрации корреспонденции.
6.7. Оформление исходящей корреспонденции.
6.7.1. Исходящая корреспонденция (в том числе и инициативная) подписывается Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности.
6.7.2. Исходящая корреспонденция оформляется на бланках писем в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте.
6.7.4. Исходящая корреспонденция принимается к отправке: в случае направления в один адрес – в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на корреспонденции плюс два.
Экземпляр исходящей корреспонденции (копия), остающийся в деле Аппарата должен быть завизирован исполнителем.
Исходящая корреспонденция передается для отправки полностью оформленной.
6.7.5. После исполнения корреспонденции исходящим номером ответа является его входящий номер, данный при первичной регистрации.
6.8. Формирование дел, их хранение, организация справочной работы.
6.8.8.1 Формирование дел, их хранение, справочная работа по корреспонденции, централизованно зарегистрированной в Аппарате (как входящей, так и исходящей) осуществляется специалистом по делопроизводству.
6.8.2. Муниципальные служащие Аппарата отвечают за:
— сохранность поступающей к ним корреспонденции:
— соблюдение сроков хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);
— своевременную подготовку и передачу дел в архив Аппарата (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).
6.8.3. Законченные делопроизводством дела в течение двух лет или другого, согласованного в установленном порядке срока, остаются в структурных подразделениях Аппарата для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив.
Оформление дел для передачи в архив производится специалистом по делопроизводству.
6.8.4. Дела за истекший год должны быть оформлены и закрыты до 1 марта текущего года. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет). На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.