Муниципальный округ- Оформление доверенности
5.1. Доверенность – документ, удостоверяющий передачу полномочий Руководителя Аппарата муниципальному служащему на представление интересов Аппарата или совершение каких-либо действий.
Срок действия доверенности определяется Руководителем Аппарата или лицом, исполняющим его обязанности, и не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
5.2. Доверенность оформляется на бланке для писем.
5.3. Обязательные реквизиты доверенности:
— регистрационный номер и дата выдачи;
— заголовок «Доверенность»;
— должность, фамилия, имя, отчество (полностью) муниципального служащего;
— перечень передаваемых полномочий;
— срок действия доверенности;
— подпись Руководителя Аппарата;
— гербовая печать.
Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):
— паспортные данные уполномоченного лица;
— образец подписи уполномоченного лица.
5.4. Регистрацию и выдачу доверенностей ведет специалист по делопроизводству. Учет полномочий по доверенностям осуществляет юрисконсульт.
6.Организация работы с корреспонденцией
6.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции.
6.1.1. Прием и отправка корреспонденции в Аппарате осуществляется следующими способами:
— через почтовое отделение;
— нарочными;
— лично;
— с использованием факсимильной связи;
— с использованием электронной почты.
6.1.2. Прием корреспонденции в Аппарате производится централизованно, включая факсимильную, телефонную связь и электронную почту. Отправка корреспонденции в Аппарате производится специалистом, отвечающим за ее подготовку (исполнение).
Корреспонденция, переданная (полученная) с использованием факсимильной связи и электронной почты без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеет юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи корреспонденции, требующей удостоверения подлинности документа.
6.1.3. Порядок регистрации и прохождения корреспонденции, поступившей в Аппарат и отправляемой из Аппарата любым из перечисленных способов, устанавливается настоящим разделом.
6.1.4. Централизованный прием, первичную обработку корреспонденции осуществляет специалист по делопроизводству.
Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки корреспонденции, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией, с использованием специальной аппаратуры, установленной в Аппарате.
6.1.4.1. При приеме от нарочных корреспонденции в разносной книге отправителя ставится дата и подпись муниципального служащего, принявшего документ (при приеме газет и журналов — время поступления), на копии документа — штамп Аппарата с указанием даты приема.
6.1.4.3. Корреспонденция, поступившая на факс-автомат в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается специалисту по делопроизводству, для ее обработки не позднее 9.30 следующего рабочего дня и подлежит регистрации в первоочередном порядке.
6.1.4.4. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднее 3 рабочих дней с момента получения.
6.1.4.5. Все конверты с корреспонденцией, поступившие в Аппарат, вскрываются (за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица Аппарата и содержащих пометку «лично», а также корреспонденции на иностранном языке, которые передаются должностным лицам Аппарата в нераспечатанном виде).
При вскрытии конвертов с корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов, корреспонденция возвращается отправителю с указанием причин возврата.
6.1.4.6. На всей корреспонденции, поступившей до 17.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).
На корреспонденции, поступившей после 17.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.
6.1.4.7. На корреспонденцию, требующую срочного рассмотрения проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) вне зависимости от времени их поступления, доставка Руководителю Аппарата осуществляется незамедлительно.
6.1.5. Выдача входящей корреспонденции в Аппарате осуществляется под роспись в разносных книгах с указанием даты.
Доставка срочной корреспонденции осуществляется в течение одного часа после ее поступления под роспись в разносной книге с указанием даты.
6.1.6. Отправка корреспонденции из Аппарата производится после регистрации документа.
При отправке корреспонденции из Аппарата проверяются наличие:
— адреса с индексом;
— исходящего номера;
— фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;
— указанных в тексте приложений;
— подписи.
Доставка корреспонденции в вышестоящие организации осуществляется муниципальными служащими, отвечающими за ее подготовку (исполнение), за исключением случаев, когда допустима доставка почтовым отправлением.