Муниципальный округ4.Оформление служебных документов Аппарата
4.1. Общие требования к оформлению служебных документов Аппарата.
4.1.1. Служебные документы Аппарата (письма, докладные записки, служебные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями (далее – служебные документы) в соответствии с настоящим разделом.
4.1.2. Служебные документы оформляются в формате Microsoft Word версии не ниже 6.0 или последующие, с использованием шрифтов Times New Roman размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается через 12,7 мм от границы левого поля документа.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее, мм:
20 – левое
10 – правое
20 – верхнее
20 – нижнее.
Размеры полей при оформлении документа с оборотной стороны листа, мм:
10 – левое
20 – правое
Верхнее и нижние поля остаются без изменений.
4.1.3. Служебные документы в форме писем оформляются на чистом листе формата A4. Документы должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном настоящим разделом.
4.1.4. В Аппарате используются бланки для писем без указания должности Руководителя Аппарата – «аппарат Совета депутатов муниципального округа Преображенское». Применение бланков допускается заместителем руководителя Аппарата, лицом, исполняющим обязанности руководителя Аппарата.
4.1.5. Для оформления поручений (заданий) используется бланк для резолюций:
— с указанием должности Руководителя Аппарата – «глава муниципального округа Преображенское». Применение бланков допускается Руководителем Аппарата;
— без указания должности Руководителя Аппарата – «аппарат муниципального округа Преображенское». Применение бланков допускается заместителем руководителя муниципалитета, лицом, исполняющим обязанности руководителя Аппарата.
4.1.6. На бланках для писем и резолюций размещается герб муниципального образования.
4.1.7. Бланки писем и резолюций изготавливаются типографским способом на бумаге форматом соответственно А4 (210 х 297 мм) и А6 (105 х 148 мм).
4.1.8. Специалист по организационной работе по поручению Руководителя Аппарата разрабатывает макеты бланков писем и резолюций, и представляет их на утверждение Руководителю Аппарата.
4.1.9. Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами («внутренняя» переписка) бланки писем не применяются. «Внутренняя» переписка оформляется на простых листах бумаги формата А4.
4.1.10. Во всех остальных случаях применение бланков для писем обязательно.
4.2. Реквизиты служебных документов.
4.2.1. При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица) – автора документа, дата и регистрационный номер, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
Реквизиты служебных документов отделяются друг от друга 2 – 3 межстрочными интервалами.
4.2.2. Наименование вида служебного документа указывается на всех документах (акт, протокол, справка, заявление и т.д.) кроме писем и «внутренней» переписки.
4.2.3. Датой служебного документа в зависимости от его вида и назначения является:
— дата подписания;
— дата регистрации;
— дата составления (принятия решения) – для протоколов совещаний.
Дата служебного документа в форме письма (далее – письма) указывается в специально обозначенном месте бланка для писем. При «внутренней» переписке на листе бумаги реквизит «дата документа» указывается от границы левого поля и на расстоянии 30 – 40 мм от верхнего края листа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами (цифровое оформление даты — 10.10.2009) буквенно-цифровое оформление даты – 10 октября 2009 года).
В протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера, предпочтительным является буквенно-цифровое оформление даты.
4.2.4. Регистрационный номер документа – это порядковый номер, дополненный индексом дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте – на уровне или после реквизита «дата документа».
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.
4.2.5. Реквизит «адресат» указывается на отправляемых письмах. Письма адресуются в организации, структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу.
При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:
Главе муниципального округа Преображенское
И.О. Фамилия
При адресовании письма физическому лицу инициалы указывают после фамилии.
Переносить инициалы на следующую строку (отдельно от фамилии) или оставлять на предыдущей строке не рекомендуется.
При направлении письма нескольким однородным организациям их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям муниципальных учреждений
При адресовании письма должностному лицу исполнительной власти города наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в документе о назначении на должность, например: руководителю Департамента территориальных органов исполнительной власти города Москвы, главе управы района Преображенское города Москвы.
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается.
Если письмо направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.
При направлении письма более чем в четыре адреса, письмо размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом письме указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии писем.
В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом следует соблюдать следующий порядок написания:
— наименование адресата – наименование организации (при адресовании физическому лицу – фамилия, имя, отчество);
— название улицы, номер дома, номер квартиры;
— название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
— название области, края, автономного округа (области), республики;
— страна (для международных почтовых отправлений);
— почтовый индекс.
Например:
Главархив города Москвы
ул. Профсоюзная, д.80,
Москва, 117393
или:
Цветику В.В.
ул. Осенняя, д.10, кв. 3,
г. Рязань, Рязанская обл., 390000
Адрес не проставляется на письмах, направляемых должностным лицам государственной власти Российской Федерации, а также в органы исполнительной власти города Москвы и должностным лицам Правительства Москвы, Московской городской Думы, префектуры, управы, органы местного самоуправления.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Допускается центрировать каждую строчку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.
Реквизит «адресат» печатается на расстоянии 110-120 мм от левого края листа бумаги и на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка для писем при их продольном расположении; на бланках для писем с угловым расположением реквизитов – на 20-40 мм от верхнего края листа.
Допускается выделение реквизита «адресат» жирным шрифтом.
4.2.6. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?».
Заголовок печатается от границы левого поля, под реквизитами «дата и регистрационный номер документа» или «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
4.2.7. Текст письма строится в зависимости от вида (разновидности) документа.
Текст письма должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй – выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст письма допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Текст письма должен излагаться четко, последовательно, кратко и не допускать двусмысленного толкования.
При направлении письма в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая», например:
Уважаемый Константин Петрович!
При адресовании писем в иные организации допускается также обращение с использованием слов «господин», например:
Уважаемый господин Иванов!
или
Господин Иванов!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов «С уважением» (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).
Одновременное использование слов «уважаемый» и «с уважением» не рекомендуется.
Проект ответа за подписью Руководителя Аппарата составляется на имя первого лица организации, предприятия, учреждения.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
4.2.8. Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляется по следующей форме:
Приложение: на ___ л. в ___ экз.
Если есть приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложение направляется, например:
Приложения:
- Копия распоряжения Аппарата от 00.00.0000 № 000 «название» и приложение к нему, всего на 2 л. в 1 экз.
- Копия распоряжения Аппарата от 00.00.0000 № 000 «название», всего на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля письма, через 1 строчку после текста письма.
4.2.9. Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
При использовании бланка на первом (титульном) листе полное наименование должности указывать не требуется, при оформлении документа на двух и более страницах указывается полное наименование должности.
При подписании служебного документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании служебного документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В служебных документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, секретарь комиссии).
Если должностное лицо, правомочное подписать служебный документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом документ перепечатывается, указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия: «исполняющий обязанности …» или «заместитель …» (исправления также можно внести от руки).
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» и проставлением косой черты перед наименованием должности.
Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, справок, извещений и др.
Изготовление факсимильного воспроизведения подписи осуществляется специалистом по организационной работе на основании поручения (задания) Руководителя Аппарата.
В Аппарате используется факсимильный аналог подписи Руководителя Аппарата.
Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи – на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
4.2.10. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя служебного документа и номер его служебного телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа служебного документа (кроме заявлений в суды) в левом нижнем углу (оформляется с использованием шрифта размером на 2 – 4 кегля меньше, чем текст документа), например:
Т.Д. Николаева
8-499-111-2233
Для автоматического поиска документа ниже отметки об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, другие поисковые данные документа.
4.2.11. Виза согласования проставляется на проектах служебных документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями, должностными лицами (внутреннее согласование).
Формой внутреннего согласования является визирование служебных документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по служебному документу согласование оформляют следующим образом: «замечания прилагаются» или «с замечаниями по пункту…» (при внесении замечаний в текст документа), подпись, ее расшифровка, дата.
Визы согласования должны проставляться на подлинниках служебных документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
4.2.12. Применение печатей.
4.2.12.1. На служебных документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.
4.2.12.2. В Аппарате используются следующие круглые печати:
— с изображением герба муниципального образования «аппарат муниципального округа Преображенское» (далее – гербовая печать);
— «Для документов».
4.2.12.3. Гербовой печатью заверяется подпись Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности.
Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью: ходатайства, характеристики, справки о стаже работы, трудовые книжки, штатное расписание Аппарата и изменения к нему, финансовые документы, доверенности, положения, муниципальные контракты, договоры, иные документы, требующие такого заверения.
Гербовая печать хранится у Руководителя Аппарата или лица, исполняющего его обязанности.
4.2.12.4. Печать «Для документов» используется для заверения копий документов, для проставления на различных документах кадрового характера, на выписках из протоколов и др.
Печать хранится у муниципального служащего, на которого возложены обязанности по ведению кадров.
4.3. Заверение копий служебных документов.
Копия служебного документа заверяется специалистом по делопроизводству.
Заверительная надпись «Верно» или «Копия верна» проставляется ниже реквизита «Подпись» и составляется по форме:
Верно (Копия верна)
должность личная подпись расшифровка подписи
дата заверения копии
Заверительная надпись удостоверяется печатью «Для документов».
Заверительная надпись указывает, кем и когда изготовлена копия, печать придает копии документа юридический статус.
Выдавать заверенные копии документов, авторами которых являются Руководитель Аппарата, заместитель руководителя Аппарата, разрешается только с их согласия.
Запрещается выдавать заверенные копии документов вышестоящих и иных организаций.
4.4. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), слова «В дело», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
4.5. В случае необходимости нотариального заверения, как служебных документов, так и других документов, подготовку документов к такому заверению осуществляет специалист по организационной работе либо юрисконсульт.